Comment améliorer la performance organisationnelle
Un article de Wikipractice.
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Introduction
La plupart des personnes désirent améliorer leur situation personnelle, que ce soit au niveau financier, matériel ou autre. On peut dire aussi que la plupart des sportifs veulent améliorer leur performance. Certains d’entre eux aspirent d’ailleurs à devenir les meilleurs au monde. La même chose s’applique aux entreprises et aux organisations (privées et publiques).
Dans un contexte de concurrence, de changement continu dans tous les domaines (politique, social, économique, technologique), les entreprises et les organisations n’ont pas le choix, elles doivent s’améliorer constamment et, parfois, de façon substantielle. Sinon, elles risquent de payer cher les coûts de rattrapage. À la limite, si elles ne font rien, elles peuvent disparaître à cause de leur incapacité de s’adapter à leur environnement et de répondre adéquatement aux besoins et aux attentes des clients.
Dans une entreprise où les conditions changent continuellement, gérer la performance consiste à s'assurer que tous les intervenants font les bonnes choses, de la bonne façon, rapidement, au bon moment, au moindre coût afin de produire les bons résultats répondant aux objectifs de l'organisation et aux besoins et aux attentes des clients.
Si la stratégie est modifiée, il sera peut-être nécessaire de modifier les processus, d’adapter les ressources, probablement de simplifier la structure de gestion et possiblement de changer la culture.
Ceci requiert :
- Un leadership inspirant
- Des ressources compétentes
- Des récompenses en fonction de la performance.
Démontrez un leadership inspirant
Le leadership est défini comme étant l’habileté à influencer, à mobiliser, à inspirer et à permettre à tous de contribuer à la performance de l’organisation. Le leadership peut se manifester soit par une personne en autorité, soit par un groupe de personnes réunies dans une équipe, un processus ou un département.
Développez un climat de confiance
Le leader, que ce soit le chef de service, le directeur général ou le président, doit, en premier lieu, inspirer confiance. Il doit inspirer confiance dans toutes les circonstances, que celles-ci soient normales, difficiles ou dangereuses. Surtout si les circonstances sont difficiles et dangereuses, car c’est dans ces périodes de turbulences que le lien de confiance s’avère essentiel et que les membres de l’équipe ont besoin d’être rassurés.
De plus, le leader doit créer, développer et maintenir le climat de confiance dans son organisation. S’il n’y a pas de climat de confiance ou que celui-ci est déficient, peu importe les raisons, il sera toujours difficile d’effectuer même un petit changement et encore plus un virage stratégique.
Guidez les employés
Le leader est celui qui a l’expertise pour guider les employés dans l’accomplissement d’un changement et possède les habiletés interpersonnelles pour faciliter les dynamiques humaines. Il aide les employés à comprendre la logique du changement, à conserver les objectifs pertinents et significatifs, et à développer l’engagement, la coopération et le travail d’équipe.
Démontrez de la rigueur
Le leader démontre de la rigueur, de l’enthousiasme et du professionnalisme, laissant de côté, au besoin, son ego et la structure hiérarchique. Il admet ne pas connaître toutes les réponses et recherche constamment le feedback à tous les niveaux de l’organisation. Il peut, à l’occasion, divulguer plus d’information que d’habitude sur les finances et sur les statistiques de l’entreprise pour justifier les raisons du changement et pour sécuriser l’engagement du personnel.
Prenez des risques
Le leader peut parfois prendre des risques. Il doit être capable d’ajuster son propre style de gestion dépendant de la situation, passant du coach à l’éducateur, au psychologue, au mentor jusqu’à ce que chaque personne soit à bord. Cette capacité permet d’être à l’écoute de l’ensemble des réactions du personnel vis-à-vis du changement et de répondre à toutes les questions.
Le changement peut être difficile à réaliser et générer des réactions émotionnelles, mais petit à petit, guidés par un leadership inspirant, les employés commenceront à comprendre la logique du changement et à embarquer.
Développez les bonnes compétences
On dit souvent que le personnel représente l’actif le plus important dans une entreprise. Alors, comment réussir à développer les bonnes compétences ? Les recherches sur les meilleures pratiques de gestion ont permis d’identifier deux pratiques fondamentales pour atteindre cet objectif :
- recrutez les candidats qui répondent aux besoins de l’organisation;
- investissez dans la formation pour améliorer la performance.
Recrutez les bons candidats
Les dirigeants expérimentés affirment que recruter la bonne personne est plus important que la formation, le coaching et la gestion. Si la nouvelle recrue ne correspond pas au profil du poste, la formation pourra difficilement y remédier. Donc, il est recommandé d’éliminer rapidement les candidats qui ne correspondent pas aux exigences et de se concentrer sur les bons candidats. De plus, il faut s’assurer que les candidats vont fonctionner dans l’équipe en place et que cette équipe répondra aux objectifs de l’entreprise. Finalement, il sera important, par la suite, de définir clairement les rôles, les responsabilités, les attentes et les contraintes des différents postes.
Investissez dans la formation
D’un autre côté, l’entreprise doit investir dans la formation des employés pour rétrécir l’écart entre les compétences actuelles et les compétences requises afin d’améliorer la performance et de maintenir son avantage compétitif. L’investissement en formation produit plusieurs bénéfices tels qu’une amélioration de la performance organisationnelle, la satisfaction et la rétention des employés, l’amélioration de la qualité des produits et des services, la satisfaction des clients, la croissance des ventes et l’augmentation de la profitabilité.
Effectuez une analyse des besoins
Avant d’entreprendre la formation des employés, il est recommandé d’effectuer une analyse des besoins de formation. Cette analyse des besoins permet de savoir si la formation est le meilleur moyen pour améliorer la performance organisationnelle. Si un employé n’atteint pas le niveau de performance désiré, il peut y avoir plusieurs raisons : un manque d’outils, des objectifs imprécis, des conflits de priorités, ou un manque de motivation. Concernant tous ces problèmes, la formation n’est pas la solution.
Alignez la formation sur la stratégie
Deuxièmement, la formation doit être structurée de façon à atteindre les objectifs de l’entreprise et à soutenir sa stratégie. Le but ultime de la formation étant l’amélioration de la performance, la formation doit viser à améliorer les comportements et les compétences dans le sens désiré.
Créez un environnement favorable
Pour changer les comportements, les meilleures entreprises créent un environnement où la nouvelle information peut être appliquée immédiatement après la formation. Elles fournissent aussi des incitatifs pour encourager les employés à faire en sorte que les nouveaux comportements deviennent permanents.
Implantez des indicateurs de succès
Changer la façon de performer requiert à la fois, sur une longue période, des ressources humaines, techniques et financières. Peu d’entreprises sont prêtes à continuer à dédier des ressources importantes longtemps sans avoir des résultats concrets. C’est pourquoi, il est nécessaire d’implanter des indicateurs de succès qui permettront de mesurer les résultats en fonction des objectifs de performance.
Récompensez la performance
Ce qui est important dans la gestion de la performance, c’est la persévérance des employés et la façon dont l’organisation apprécie les nouveaux comportements et les bons résultats.
Disposez d'un bon système d'appréciation
Les meilleures organisations parviennent à obtenir des réactions positives de la part des gestionnaires et des employés en ayant un système de récompense adéquat.
Au début d’un changement, il est très facile d’être enthousiaste. Pour éviter que la motivation décline et pour aider les employés à rester dans la course, il est nécessaire d’avoir un bon système d’appréciation et des récompenses significatives, pas nécessairement en argent, qui s’appliquent à une personne ou à une équipe.
Les récompenses et les incitatifs sont des outils puissants pour faciliter le changement, pour diminuer le choc du changement et pour maintenir le momentum. Les recherches ont démontré que plusieurs employés résistent au changement jusqu’à ce qu’ils croient que celui-ci s’accompagne d’une opportunité ou d’une récompense pour eux.
Récompensez rapidement
Dans les meilleurs systèmes d’appréciation, les récompenses sont données pour atteindre des objectifs spécifiques. Elles sont accordées aussi tôt que possible et sont concentrées sur les besoins des employés.
Variez les récompenses
La clé est d’être à l’écoute des besoins des personnes concernées et d’avoir une approche qui inclut plusieurs sortes de récompenses telles que : de nouvelles responsabilités, des promotions, des congés payés, une reconnaissance publique, des options d’achat d’actions, des plans d’épargne, des bonis en argent, des certificats de cadeau, de l’avancement dans le travail, une reconnaissance dans le journal de l’organisation, ou tous simplement de la formation pour améliorer la compétence qui bénéficiera autant à l’organisation qu’à l’employé.
Commentaires
« Les théoriciens de la contingence estiment que la meilleure chose à faire, c'est de nommer les gens qui conviennent vraiment aux postes approriés et de mettre sur pied des structures d'autorité, de communication et de récompense qui inciteront ces gens à satisfaire leurs propres besoins par la réalisation même des buts de l'organisation. »
« Le personnel n’est pas l’actif le plus important mais plutôt le bon personnel (right people). »
« Le meilleur produit au monde ne peut compenser un mauvais service d’un employé de première ligne. »
« Les incitatifs économiques deviennent des droits plutôt que des récompenses. »
« C'est l'attention portée au personnel et non les conditions de travail proprement dites qui a le plus d'impact sur le rendement. »
« Motiver financièrement les salariés ne suffit plus. Pour développer leur implication, les DRH cherchent à passer un nouveau contrat de confiance. »
« A condition toutefois de mettre en place les conditions requises à l'implication de ses collaborateurs. » Les echos.fr
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