Pratiques de comptabilisation des factures des fournisseurs

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Sommaire

1 Introduction
2 Pratiques
3 Commentaires
4 Articles connexes
5 Collaborateurs
6 Traduction

Introduction

Examinez chacune des pratiques présentées ci-dessous pour bien les comprendre, puis évaluez par un chiffre de 0 à 5 le degré d’application de chaque pratique dans votre entreprise (0 Pas du tout, 1 Très peu, 2 Peu, 3 Moyennement, 4 Beaucoup, 5 Totalement).

Cette façon de faire vous permet d'identifier vos forces et faiblesses.

Pratiques

Développez des alliances stratégiques avec les principaux fournisseurs et impliquer-les dans l’élaboration des meilleures pratiques pour traiter les comptes fournisseurs.
Utilisez pour les principaux fournisseurs une facture sommaire qui regroupe plusieurs factures en une seule, plutôt que d’envoyer une facture pour chaque expédition de marchandises.
Donnez l'autorité aux employés les plus proches des utilisateurs et donnez-leur la capacité d’autoriser le paiement aux fournisseurs et de débiter les comptes appropriés.
Vérifiez uniquement les calculs, les autorisations, les approbations et les signatures des pièces justificatives dont les montants d’argent sont importants ou dont la nature est inhabituelle.
Répartissez de façon égale et efficace le travail sur les comptes fournisseurs en fonction de la complexité des factures et de l’importance des montants payés.
Déterminez la fréquence de paiement aux fournisseurs d’après les relations avec le fournisseur, la politique d’escompte et l’état de la liquidité de l'entreprise.
Centralisez le paiement des comptes fournisseurs, mais décentralisez la responsabilité, la correction des erreurs, l’autorisation et la vérification.
Intégrez les systèmes des achats, des comptes fournisseurs et de la réception de marchandises en vue d’en accroître l’efficacité et de prévenir les erreurs (ex. appariement automatique des commandes, des marchandises reçues et des factures.)
Transmettez les données électroniquement avec les fournisseurs pour les commandes, les changements de prix, l’approbation des marchandises reçues et les factures.
Confiez aux préposés à la réception la compétence pour vérifier les marchandises reçues et donner l'ordre de paiement.
Élimez la facture pour le paiement.
Payez au prix convenu au moment de la réception du matériel ou de la marchandise plutôt qu’au moment de la réception de la facture.
Utiliser le mode de paiement électronique pour payer les fournisseurs.
Vérifiez les comptes dont les montants sont importants ou de nature inhabituelle.
Payez en fonction des ententes avec les fournisseurs, de la politique et de la liquidité de l'entreprise.
Regroupez les livraisons pour réduire le nombre de paiements.
Communiquez avec les fournisseurs par courriels ou fax modem.
Répartissez également le travail en fonction de la complexité des comptes et de l'importance des montants.
Ayez des ententes avec les principaux fournisseurs.
Utilisez un système d'inventaire permanent et efficace.
Conservez le minimum de documents et produisez le minimum de rapports.