Réorganiser le travail
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Sommaire |
Introduction
La réorganisation du travail est une démarche intensive, orientée client, provenant de la direction et qui a pour but d'effectuer un changement majeur dans la performance des façons de faire, des processus, du personnel, des technologies d'information et/ou de la structure organisationnelle.
Facteurs de succès
- Créer et maintenir un climat de confiance.
- S'assurer d'avoir le soutien de la haute direction.
- Donner de l'autorité suffisante à l'équipe de projet.
- Identifier la nécessité de développer et d'implanter des solutions alignées sur les besoins des clients.
- Éviter les situations de combat où il y a un gagnant et un perdant.
- Rechercher les situations de gagnant gagnant.
- Établir des communications claires et efficaces.
- Mettre en place des équipes compétentes.
- Maintenir un esprit d'équipe.
- Concentrer les efforts sur les opportunités à haute valeur ajoutée.
- Produire des gains à court terme.
- Favoriser l'apprentissage personnel.
- Récompenser les employés performants.
- Évaluer constamment les résultats.
Étapes
Planifiez la démarche de réorganisation du travail
Activités
- Fixez les objectifs de réorganisation des façons de faire.
- Identifiez les parties prenantes (stakeholders).
- Identifiez les contraintes, les problèmes actuels et les problèmes possibles.
- Évaluez la marge de manoeuvre.
- Identifiez les hypothèses de solution.
- Définissez l'étendue du projet.
- Identifier les biens livrables.
- Précisez la stratégie et la méthodologie de réorganisation des façons de faire.
- Formez les équipes de travail.
- Clarifiez les rôles et les responsabilités des intervenants.
- Préparez les outils de collecte de l'information.
- Questionnaire sur l'analyse du travail
- Questionnaire sur les obstacles, les causes et les possibilités d'amélioration.
- Questionnaire sur la satisfaction du personnel
- Questionnaire sur la satisfaction des clients externes
- Finalisez le plan de travail et confirmer les principales dates d'échéance.
- Validez avec la direction.
Conseils
- Créez une situation d'urgence basée sur les facteurs externes.
- Créez une vision claire des changements.
- Bâtissez une relation authentique avec la direction.
- Développez une compréhension partagée des vrais problèmes.
- Évaluez la capacité de l'organisation à changer.
- Évaluez la résistance au changement.
- Identifiez des hypothèses de réorganisation.
- Durant cette étape, assurez-vous que les équipes partagent la même compréhension du processus de réorganisation.
- Organisez quelques rencontres informelles avec la direction pour connaître la problématique de l'entreprise, ce qui peut aider à comprendre le contexte du projet de réorganisation des façons de faire.
- À l'aide des discussions et des rencontres avec la direction, assurez-vous que la direction comprend :
- les concepts du processus de réorganisation;
- la méthodologie de réorganisation;
- l'importance de l'engagement de la direction et de la participation du personnel;
- la nécessité d'agir comme leader, de passer d'un management autocratique à un management participatif;
- l'importance vitale de former des équipes compétentes.
- Pour arriver à partager la même compréhension des problèmes, utilisez une approche systémique de règlement des problèmes.
Questions
- Pourquoi la direction veut-elle entreprendre une réorganisation ?
- Qui sont les bénéficiaires ?
- Est-ce que les objectifs de réduction des coûts, d'amélioration de la qualité ou du service, d'augmentation des revenus ont été établis ? Sont-ils réalistes ?
- Qu'est-ce que la direction voit comme problèmes ?
- D'après elle, quelles sont les causes des problèmes ?
- Quels sont les bénéfices potentiels ?
- Est-ce que les attentes de la direction sont réalistes ?
- Quels sont les obstacles pouvant nuire au projet ?
- Comment la direction a planifié l'utilisation des résultats ?
- Jusqu'où la direction est prête à aller ?
- Quelle est l'importance des changements prévus ?
- Est-ce que la méthode d'intervention est appropriée considérant la situation actuelle et les attentes de la direction ?
- Est-ce que la direction est satisfaite des équipes de travail ?
Analysez la situation actuelle
Activités
- Analysez les besoins et les attentes des parties prenantes.
- Analysez les façons de faire, les processus actuels et l'utilisation des ressources.
- Identifiez les déficiences de performance des façons de faire, des processus et des ressources.
- Identifiez les activités qui ne sont pas exécutées par manque de temps ou à cause des nouveaux défis.
- Comparez la performance actuelle avec d'autres organisations.
- Identifiez les meilleures façons de faire.
- Posez un diagnostic sur la situation actuelle.
- Évaluation de la satisfaction des clients externes
- Évaluation de la satisfaction du personnel
- Comptabilisation des heures par activités
- Regroupement des heures sous différents angles
- Évaluation des activités sans valeur ajoutée et du coût de celles-ci
- Identification des causes des activités sans valeur ajoutée
- Analyse des obstacles et des irritants
- Évaluation des forces et faiblesses
- Définissez la vision des changements.
- Identifiez les opportunités et les priorités de réorganisation.
- Élaborez le plan de développement des solutions.
- Validez avec la direction.
Conseils
- Commencez avec le point de vue du client.
- Comprenez bien les besoins et les attentes des clients internes et externes.
- Considérez continuellement le point de vue du client tout au long de la démarche.
- Pour éviter d'aller trop dans les détails, ayez une idée du résultat final.
- Choisissez les bonnes méthodes de collecte des données.
- Variez les méthodes de collecte des données.
- Comparez les informations du client par rapport à la perception du personnel de l'organisation.
- Comparez les informations de la direction par rapport à la perception du personnel.
- Évitez d'analyser trop en profondeur.
- Impliquez le personnel.
- Validez les résultats.
- Communiquez les résultats et répondez à toutes les questions.
Questions
- Qui sont les clients internes et externes des processus actuels ?
- Les clients sont-ils satisfaits ?
- Comment peut-on répondre à leurs besoins et attentes ?
- Est-ce que la performance actuelle des processus rencontre les besoins et les attentes des clients ?
- Qu'est-ce que l'entreprise fait mieux que les concurrents ?
- Qu'est-ce que les concurrents font mieux que l'entreprise ?
- Quels sont les problèmes et leurs causes ?
- Le travail est-il efficace et efficient ?
- Quel est le niveau de valeur ajoutée des processus ?
- Qui fait quoi et comment ?
- Les méthodes de travail sont-elles adéquates ?
- Peut-on faire le travail autrement ?
- Quels sont les obstacles qui empêchent de faire le travail d'une façon satisfaisante ?
Développez les solutions
Activités
- Décrivez les nouvelles façons de faire, les nouveaux processus et les nouveaux systèmes.
- Spécifiez les ressources requises.
- Testez les nouvelles façons de faire, les nouveaux processus et les nouveaux systèmes.
- Évaluez les coûts, les bénéfices et les impacts des changements.
- Évaluez les risques.
- Déterminez les indicateurs de performance.
- Développez :
- les nouvelles façons de faire,
- les nouveaux processus,
- les nouveaux systèmes,
- les nouvelles ressources,
- la nouvelle structure organisationnelle,
- les nouveaux indicateurs de performance.
- Validez les solutions.
- Élaborez le plan d'implantation incluant le plan de communication et le plan de formation.
- Validez avec la direction.
- Communiquez les solutions et répondez à toutes les questions.
Conseils
- Impliquez le personnel.
- Effectuez la réorganisation des façons de faire pour réduire les coûts mais aussi pour augmenter les revenus et pour délivrer plus de valeur au client.
- Évitez d'effectuer trop de changements en même temps.
- Interreliez le développement et l'implantation des solutions.
- Pensez d'une façon créative (out-of-the-box).
- Concentrez les efforts sur les solutions qui peuvent être implantées.
Questions
- Est-ce que les besoins et les attentes de la direction sont bien compris ?
- Est-ce que la direction a une compréhension suffisante de l'envergure des solutions ?
- Est-ce que le travail de réorganisation des façons de faire rencontre les besoins et les attentes de la direction ?
- Est-ce que le projet se réalise tel que prévu ?
- Est-ce que la capacité de changement de l'organisation se maintient ?
- Quel est le plan advenant une réduction de personnel ?
Implantez les solutions
Activités
- Communiquez le plan d'implantation et répondez à toutes les questions.
- Formez les intervenants.
- Implantez les nouvelles façons de faire, les nouveaux processus et les nouveaux systèmes.
- Mettez en place un processus d'amélioration continue.
- Validez avec la direction.
Conseils
- Faites la transition vers le nouvel environnement de travail.
- Implantez les changements d'une façon systémique.
- Évaluez les différentes options d'implantation.
- Préparez un plan de migration suffisamment détaillé.
- Préparez des programmes de formation concentrés.
- Communiquez fréquemment.
- Identifiez et gérez les résistances au changement.
- Concentrez les efforts sur l'implantation des solutions plutôt que sur la rédaction de rapports.
- Assurez-vous du soutien de la haute direction.
Questions
- Est-ce que le plan d'implantation est complet ?
- Est-ce qu'un projet pilote est pertinent ?
- D'où provient la résistance au changement ?
Évaluez les résultats
Activités
- Identifiez les problèmes découlant de l'implantation des solutions.
- Comparez les résultats par rapport au plan.
- Adaptez les façons de faire.
- Révisez le plan d'amélioration continue.
- Communiquez les résultats aux personnes concernées.
Conseils
- Assurez-vous que l'amélioration est continue.
- Développez une procédure de gestion des indicateurs de performance.
- Attendez une période de temps suffisante avant de modifier les indicateurs de performance.
- Évaluez les résultats sur une base continue.
- Mettez en place un système de mesure des bénéfices.
- Effectuez une évaluation des résultats à tous les six mois.
Questions
- Est-ce que les indicateurs de performance sont opérationnels ?
- Est-ce que les responsables sont désignés pour gérer les indicateurs de performance.
- Est-ce que les améliorations prévues ont été implantées correctement ?
Commentaires
« En identifiant et en se concentrant sur les processus critiques, la direction améliore ces secteurs qui sont nécessaires pour la survie de son organisation. »
« Une des erreurs les plus courantes commises par les organisations est d'essayer de modifier trop de processus en même temps. »
« La structure organisationnelle doit être redessinée pour gérer et opérer les nouveaux processus. »
Raymond L. Manganelli, Mark M. Klein
« La réduction des effectifs est assurément une réponse inefficace à une crise organisationnelle. »
« C'est seulement lorsque les processus ont démontré une efficacité suffisante que la réduction d'effectifs prend place. »
David K. Carr, Henry J. Johansson
Articles connexes
- Classification des pratiques organisationnelles
- Optimisation des processus
- Méthodes pour recueillir l'information
Liens externes
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